Le processus S&OP, outil indispensable au pilotage d’entreprise, est souvent perçu comme un processus complexe, peu adapté pour les PME. Mobilisant un certain nombre de ressources, nécessitant beaucoup d’outils et de temps, il serait réservé à des ETI ou grands groupes. C’est faux ! Il peut tout à fait être déployé dans des PME, et ce de manière rapide et non coûteuse. On vous explique comment dans la suite de l’article.
Déroulé de l'article
Rappel : qu’est-ce que le S&OP ?
Le processus S&OP (Sales and Operations Planning) est un processus décisionnel au rythme mensuel. Il résume les données de la période écoulée, la vision actuelle et les projections futures afin de pouvoir prendre les décisions les plus pertinentes pour le business plan de l’entreprise. Il s’articule autour de 4 étapes, qui se répètent pour former un cycle S&OP :
- La Demand Review
- La Supply Review
- Le Pré-S&OP
- L’Executive S&OP
Les avantages du S&OP sont nombreux, et ce processus est tout aussi pertinent pour une PME :
- Amélioration de la visibilité sur l’activité à moyen et long terme
- Capacité à identifier et capturer des opportunités client plus facilement
- Meilleur ajustement des capacités de production et de stockage
- Meilleure communication au sein de l’entreprise et des décisions prises de façon factuelle, collégiale et transparente
Nous vous conseillons fortement de lire l’article « Qu’est-ce que le S&OP ? » pour mieux comprendre la suite avant de rentrer plus dans le détail.
L’équipe pour un S&OP dans une PME
Avant d’être des tableaux de bord, des outils de simulation, ou des montagnes de données, le processus S&OP c’est avant tout des femmes et des hommes. Comme dans le sport, avant de miser sur des data analysts ou une armée de kinés et diététiciens, il faut s’appuyer sur l’équipe qui sera sur le terrain. Et il faut du solide : c’est le collectif qui vous fera gagner en premier lieu !
Voici la liste des titulaires pour une équipe S&OP dans une PME :
- La Demande : un (ou plusieurs) responsable commercial
- La Supply : un responsable de production, un acheteur/approvisionneur et/ou un responsable logistique
- La Finance : un contrôleur de gestion, ou à défaut le responsable financier
- La Direction : les membres du comité de direction
- Le Coordinateur S&OP : un membre des 3 fonctions précédentes (en fonction des jeux de pouvoir et de l’historique de l’entreprise), ou cela peut aussi être l’occasion pour une PME en développement de recruter un responsable Supply Chain. Sa 1ère mission sera de mettre en musique et piloter ce processus S&OP. C’est le capitaine.
NB : le secret d’un S&OP fonctionnel en PME, c’est de ne pas associer trop de ressources de chaque fonction, au risque de ne plus être assez disponible pour l’opérationnel !
Les outils pour chaque étape d’un S&OP dans une PME
Maintenant que l’équipe est au complet, il est temps de s’équiper ! À l’instar du sport, il n’y a pas besoin d’avoir la dernière paire de Nike Phantom vert fluo ou d’avoir un sponsor officiel pour performer. Le S&OP dans une PME, c’est la même chose, vous pouvez démarrer sans un logiciel ultra sophistiqué pour avoir un processus efficace. Il suffit d’avoir les bons outils à chaque étape !
La Demand Review
Pour démarrer le cycle S&OP sur de bons rails, il faut disposer de prévisions de ventes. Afin de générer ces prévisions, pas forcément besoin d’outils spécialisés dans les prévisions avec analyse ultra-fine du passé, prise en compte de facteurs exogènes, moteur d’intelligence artificielle, etc. Par exemple :
- Pour l’horizon court/moyen terme, le carnet de commandes à venir est une donnée tangible, structurée et facilement disponible au sein des PME
- Pour l’horizon moyen terme, la compilation des remontées terrains des commerciaux et de l’équipe Administration Des Ventes (ADV) est un bon indicateur pour se projeter
- Pour l’horizon long terme, les grandes tendances du marché par zone géographique peuvent suffire
Conclusion : un bon fichier Excel fonctionne très bien pour commencer !
L’idée principale est de donner une tendance afin d’orienter les opérations dans la bonne direction (grâce à une estimation des niveaux de certitude qui se base sur des hypothèses décrites). Et le gros avantage du processus S&OP est que c’est un processus itératif : ces prévisions de ventes seront donc revues tous les mois pour piloter au mieux le business.
La Supply Review
La production, les achats/appros et/ou la logistique doivent étudier l’adaptation des plans de production, d’appro et de distribution en fonction des prévisions de ventes transmises. Ils projettent la charge sur leurs capacités et identifient les sous ou les surcharges (selon les méthodes déjà utilisées). Ils calculent aussi les niveaux de stock prévisionnels. Cet outil pourra être agrémenté par différentes fonctionnalités au fur et à mesure, par exemple :
- L’évaluation prévisionnelle du taux d’utilisation des capacités de production et de stockage
- L’évaluation du respect du plan de production décidé le mois passé
Conclusion : ici aussi un fichier Excel rempli tous les besoins pour une PME
Le Pré-S&OP et l’Executive S&OP
Enfin, il s’agira d’évaluer financièrement ces scénarios Demand/Supply. Un outil Excel pourrait être développé spécialement, mais une option plus simple serait de s’appuyer sur les outils Excel utilisés habituellement par les services financiers (par exemple le fichier utilisé pour établir et suivre le budget).
Concernant les indicateurs financiers à prendre en compte, concentrez-vous sur 3 indicateurs, maximum 5, que la direction financière manipule régulièrement :
- Chiffre d’affaires
- Coûts variables
- Marge sur coûts variables
- Résultat net
- Etc.
Conclusion : encore une fois un fichier Excel coche les attentes d’un S&OP de PME
Ces outils demandent d’autres données d’entrée pour pouvoir fonctionner (prix d’achat des matières premières, énergies et produits finis, unités de consommation des matières premières et énergies par unité de produit fini, coûts fixes, etc.). La mise à jour mensuelle de ces données peut être fastidieuse pour des PME, ainsi elle pourrait intervenir uniquement lorsque des changements significatifs ont lieu.
Bonus : les outils communs à chaque réunion d’un cycle S&OP
En termes d’animation un coach va d’abord utiliser le tableau blanc avant de modéliser les compositions d’équipes en 3D… Privilégier donc des outils simples qui seront amplement suffisants pour une PME :
- Un support PowerPoint dédié à chaque réunion du cycle S&OP. Il doit comporter les données brutes ou les graphiques issus des fichiers Excel, ainsi que les commentaires, les hypothèses et les risques/opportunités associés aux données présentées
- Un document Excel pour pouvoir suivre un plan d’actions d’amélioration du processus S&OP, avec les informations principales : description de l’action, responsable, date d’ouverture, date de clôture planifiée, date de clôture constatée, statut.
Spécificité PME : la gestion des scénarios S&OP
En fin de saison, les clubs font les comptes : si un tel perd et qu’on gagne avec 2 buts d’écart la qualification nous tend les bras, sinon adieu la coupe d’Europe pour la saison prochaine !
Pour le S&OP, idéalement plusieurs scénarios Demand/Supply sont à évaluer pour guider au mieux la prise de décision de la direction. Cela reste possible avec des tableurs même si la gestion peut être rendue plus complexe à mesure que le nombre de scénarios augmentera.
Donc, le plus simple pour une PME est de commencer à utiliser à chaque fois 2 scénarios seulement pendant 2 à 3 cycles S&OP et sur un périmètre donné (exemple : une famille d’article ou une ligne de production…) avec :
- Un scénario basé sur le budget de vente défini souvent en fin d’année pour l’année suivante
- Un scénario où la demande (et donc les réapprovisionnements) est différente. Exemple : une demande plus forte que prévue
Une fois ce procédé de scénario stabilisé, il est possible d’envisager de prendre en compte plus de scénarios.
À retenir
Finalement, le S&OP c’est comme un sport collectif, il faut juste une équipe et quelques accessoires pour y jouer et s’amuser :
- Une équipe bien pensée et des données simples sont une base solide pour faire des bons choix
- Des fichiers Excel bien construits sont suffisants pour traiter les données
- Des présentations Power Point (reliées aux fichiers Excel) permettent de bien animer
