Dans un processus S&OP, la prévision de la Demande client est la première étape. Ce point est souvent mal compris ou bien se heurte à des résistances. Faire des prévisions c’est comme préparer une excursion. Il faut observer les tendances pour ajuster la stratégie de l’entreprise. Focus sur ce point clé du S&OP.
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Rappel : qu’est-ce que le S&OP ?
Le S&OP, également connu sous le nom de Sales & Operations Planning ou Plan Industriel et Commercial (PIC) en français, est un processus essentiel dans la gestion des opérations d’une entreprise. Plus précisément, le S&OP permet de coordonner les prévisions de la Demande avec les ressources industrielles disponibles. Un moyen de mener son business plan de manière plus agile.
À l’image d’une excursion, le S&OP permet à l’entreprise de mener à bien son business plan (vision de l’entreprise). Dans cette expédition, le S&OP permet de planifier et ajuster les moyens à mettre en oeuvre (itinéraire) pour arriver à destination !
La Revue de la Demande(Demand Review) permet d’initialiser le cycle mensuel S&OP. À ce titre, les commerciaux sont mobilisés pour réaliser une prévision de la Demande (non contrainte) sur un horizon donné, généralement de 12 à 18 mois glissant.
Il ne s’agit pas d’ambition commerciale, ni de prévisions de vente réelle, mais plutôt de la prévision de la Demande la plus pure (non contrainte par les capacités de l’entreprise). Ce point est souvent mal compris. Les commerciaux ont depuis trop longtemps intégré les capacités de l’entreprise comme une donnée d’entrée. Et non, comme une variable, qui peut être discutée et ajustée grâce au cycle de décision S&OP.
Les prévisions pour les nouveaux produits ou services doivent aussi être intégrées. C’est pour cela qu’il faut impliquer, non seulement les commerciaux, mais aussi les équipes marketing qui peuvent apporter leur vision sur les lancements produit, les fins de vie, ou les promotions.
En suivant notre métaphore, il est important de regarder les prévisions météo pour ajuster son excursion (S&OP). Cela demande d’observer les tendances météo (carnet de commandes) et se renseigner sur les moyennes de saison (historique de commande).
Lesprévisions doivent être vues comme un moyen de prendre des décisions pour la Direction.
Elles sont fondamentales pour donner une vision de ce que les clients sont prêts à commanderet ainsi planifier les capacités de production pour y répondre. Sans prévision, l’entreprise ne pourra s’appuyer que sur des données historiques imparfaites. Et cela s’est vu avec les crises de ces dernières années, ces données ne sont pas toujours applicables.
Le travail de prévision permet d’intégrer les évolutions externes (changement des besoins client, transformation de la concurrence…). Mais cela peut être aussi utilisé comme un outil d’animation de la politique commerciale pour répondre à ces changements.
Si des prévisions annoncent un climat trop chaud, trop humide ou une période de reproduction animale dangereuse, la décision de faire un détour est sans doute plus sage. À l’usine, la prévision d’une mauvaise période économique peut influencer la décision de se lancer sur un marché à risque.
Apporter différentes hypothèses
N’importe quelle prévision doit s’accompagner des hypothèses qui les sous-tendent. C’est un point souvent oublié, mais pourtant fondamental ! Avec les décideurs, il ne s’agit pas de discuter du chiffre en tant que tel, mais SURTOUT de l’hypothèse qui a permis de le calculer. Ainsi, les décisions dépendront de la confiance que la direction aura dans les hypothèses émises et de la maîtrise affichée des équipes commerciales vis-à-vis de leur marché.
Exemple : un voyageur rencontré sur le chemin confirme les fortes pluies qui étaient prévues. Il explique qu’il a dû faire lui-même un détour en pirogue car le pont est submergé par la rivière. Donc, la prévision d’arriver avec avec 2 jours de plus selon l’hypothèse de devoir faire détour semble se confirmer.
La construction de scénario est un vrai plus dans le processus de prévisions. Les scénarios facilitent la prise de décision en fournissant plusieurs alternatives optimistes ou pessimistes (sans enfermer les décideurs dans une seule option). Il est courant de proposer 3 scénarios qui s’additionnent au budget servant de scénario référence.
Il faut malgré tout réduire le niveau de pression mis sur les commerciaux quant à l’exactitude de leurs prévisions. La chose essentielle à garder en tête est que les précisions sont par nature… fausses.
Les prévisions donneront une indication du cap suivi et à suivre pour l’entreprise, mais elles ne se réaliseront pas intégralement. L’important n’est donc pas de faire du « précisément faux », mais du « approximativement juste ». Il faut bien sûr tenter de maximiser le « forecast accuracy » (indicateur d’exactitude des prévisions).
Il est inutile de tout prévoir, c’est impossible que tout soit parfait. Comment savoir si le pont sera submergé pile le jour où il faudra l’emprunter. La meilleure option est de s’informer sur les tendances potentielles et d’avoir un plan global. Pas un chemin tout tracé !
Le changement d’utilisation des prévisions depuis la fin des années 2010
Aujourd’hui, la mise en place de méthode comme la planification des opérations en flux tiré permet de s’affranchir des prévisions pour lancer les ordres de fabrication et d’achat.
Les limites en termes defiabilité des prévisions (de plus en plus fréquente) sont dépassées ! Les nouvelles démarches de planification opérationnelle s’appuient uniquement sur la Demande client réelle pour le court terme. En revanche, les prévisions restent toujours très utiles sur un horizon moyen/long terme pour définir les besoins capacitaires de votre outil de production, notamment lors des cycles S&OP.
Ainsi, pour gagner du temps et en productivité, il est plus simple de se concentrer sur des mailles bien moins détaillées que celles utilisées à court terme. Des mailles suffisantes pour définir une capacité de production, et donc maximiser le niveau de fiabilité de la prévision.
Il est inconcevable de faire des prévisions heure par heure, ou bien, mètre par mètre. C’est trop fastidieux. Il est plus utile de regarder à la semaine et aux dizaines de kilomètres. Alors pourquoi parler de chaque modèle automobile jusqu’aux détails des options par exemple ? Il est plus efficace de regarder simplement le modèle et le type de motorisation.
